La Gerencia de rutina consiste en verificar y realizar acciones cotidianas para que los procesos se realicen según las políticas, estándares y procedimientos establecidos en la organización. La gerencia de rutina es necesaria para mejorar el desempeño y los resultados. La desorganización reduce la productividad y conduce a la mala calidad de los servicios y productos. También disminuye y ralentiza la eficiencia operativa.
Beneficios de las rutinas de trabajo.
Desarrolla procesos de trabajo estandarizados. El ejercicio de la practica contribuye a estandarizar los procedimientos.
Contribuye a obtener resultados consistentes. Establecer rutinas de trabajo puede ayudar a garantizar que diferentes miembros del equipo produzcan resultados similares al realizar la misma tarea.
Las rutinas de trabajo adecuadas reducen la confusión y la incertidumbre que surgen debido a procesos, tareas y objetivos ambiguos.
Las rutinas de trabajo permiten administrar mejor el tiempo de todos.
Las rutinas de trabajo conducen a una mayor productividad. Desarrollar rutinas de trabajo claras y alcanzables garantizan que el equipo pueda concentrarse en las tareas y objetivos que les han establecido. Reducir el tiempo dedicado a descubrir los procesos y cómo completar una tarea reduce las distracciones y el tiempo improductivo.
Las rutinas ayudan a las personas a desarrollar hábitos productivos, como revisar el trabajo antes de enviarlo, ser puntual y comunicarse regularmente con los colegas de trabajo.
La gestión de rutinas se centra más en los procesos que en las personas, lo que es especialmente útil en los modelos comerciales con tareas y objetivos más rutinarios.
Aumenta la eficiencia del proceso de capacitación e incorporación. Es más fácil capacitar a los nuevos colaboradores cuando tienen rutinas de trabajo definidas. Una vez que haya desarrollado procesos de trabajo estándar, puede desarrollar guías de capacitación y listas de verificación para que las sigan los nuevos miembros del equipo.
Nuestra propuesta para la gerencia de rutina del Gerente General.
La gerencia diaria del GG del hotel, con independencia de su tamaño, debe dedicar como máximo entre un 30-35% de su tiempo de trabajo a las actividades de oficina, y entre 70-65% al trabajo de campo (entiéndase operativo).
Tiempo de Oficina.
Las rutinas más importantes del tiempo de oficina son:
Revisión del pronostico de ventas, cuentas por cobrar y pagar, aprobación de compras y otros elementos que merecen un seguimiento estable. Frecuencia semanal. Tiempo máximo: 30 minutos.
Despacho individual para seguimiento de tareas y pendientes con los jefes. Frecuencia quincenal. Tiempo: 1 hora
Mindmonth con el comité ejecutivo. Dia 16 de cada mes. Tiempo: 1 hora
Junta de Resultados con el comité ejecutivo del hotel. Mensual. Tiempo: 2 horas.
Otras, tales como: juntas corporativas, de relaciones externas, firma de documentos, atención a proveedores y contratistas, atención formal a colaboradores, etc.
Tiempo Operativo.
Recorridos. En general, realizar dos recorridos diarios al hotel.
Observación y supervisión de los servicios y el cumplimiento de los estándares. En diferentes áreas y horarios.
Presencia en el lobby durante los horarios de check in y check out. Recibir y despedir a los huéspedes.
Atención y solución a quejas y comentarios negativos de los huéspedes.
Atención a clientes VIP, frecuentes y especiales.
Supervisión de banquetes, congresos, conferencias y eventos.
Asistencia aleatoria a actividades de capacitación, juntas departamentales y actividades internas.
